ICカードと旅費交通費

秋になり、日が暮れるのが早くなりましたが、ここは福岡、岩手や青森では16時には暗くなるんだとか。少しおセンチな気持ちです、福岡の女性税理士・社会保険労務士の滝口綾子です。

 

皆さま、ICカード(交通系ICカードの方が正確でしょうか)ご利用されてますよね。

便利になりました^^
「ピッ」で終わりますし、オートチャージにしておけば残高不足での心配もご無用。
ICカードはバスや電車代だけでなく、駐車場代やキオスクなど利用できるお店も増えていますね。

ICカードへのチャージは旅費交通費?


さて、ICカードへのチャージ代を旅費交通費で計上されているところもあるのではないかと思われます。

是非ご留意いただきたい!と思うわけです。

チャージ代の支払いは、厳密には旅費交通費ではありません!

現金をカードに補充して、支払いができる状態にすることが「チャージ」ですよね。
「仮払い」の状態です。

では、旅費交通費に計上できるとは?経費とは?

「事業のために」「業務遂行のために」必要な(要した)旅費や交通費です!

ICカードで「ピッ」とした金額を、経費にするためには、これらを明らかにしなければなりません。

1. 実際に経費を支出した日
2. 支出した目的(~のため)
3. その交通手段
4. どこからどこまで(区間)

ICカードであれば必ず「利用履歴」が印刷できますので、必ず保存してください!

そして、「利用履歴」の余白に「その目的」をメモしておけば経費計上OKですね。

ICカードとクラウド会計との連携(同期)


ICカードの利用状況(利用履歴)をクラウド会計と同期させて連携することも可能です。
日付・金額・交通手段・区間の取り込みができますので、「目的」を摘要に打ち込めば、終わりです。

この時、チャージ時は「仮払金」としています。

ただし、ICカードは何でも使える分、交通費以外の利用もできるわけですので、それをきちんとチェックし、旅費交通費から除くことも必要です。

上の四角囲み210円は、小倉駅のコンコースのファミマで私が購入した「私費」ですので、「旅費交通費」ではありません。
ただし、これが、別の経費である場合には、
例えばファミマで買った「クリアファイル=文具」であるならば、
その「領収書」も保管してください。

「利用履歴」のみで経費に計上するのは危険です!

消費税とも関連する場合もありますので、「領収書」はしっかりもらいましょう!

 

皆さまの会社で経費の計上の仕方等、やり方は様々ですが、そのルールを決められて、必要なものはしっかり保存、しっかりメモ書き、しっかり経費計上してください。
また、ICカードだけではなく、クレジットなどとの会計ソフトの連携は非常に便利です。
是非、ご活用されてください!