そう、会計事務所の人から言われたことはありませんか?
最近はPDFで保存なんて当たり前?、ペーパレスも叫ばれてますし、されてるところも多いかと思います。
弊所も遠隔地の顧問先もありますし、共有ストレージ、クラウドストレージも利用中です。
◆ メール添付の請求書・領収書などを印刷して紙で保存することは不可となります。
⇒ 電子取引に該当するので、
紙で保存ではなく、
紙をスキャナーにかけて保存するでもなく、
要件を満たした電子データのまま保存【義務化】
⇒ 以下のいずれかの要件を満たす措置を講じること!
① 相手にタイムスタンプを付与してもらって受け取るか
② 受け取ったこちら側が一定期間内にタイムスタンプを付与するか
③ 訂正削除履歴が残るまたはできないシステムを導入するか
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の作成・備え付け・運用か
⇒ 以下の要件を満たす保存方法を取ること!
① 自社開発システムの場合:システム関係書類の備え付け
② 検索機能性の確保(取引年月日・金額・取引先/税務調査時DL)
③ 見読性の確保(ディスプレイ・端末・プリンターですぐに出力できる)
⇒⇒⇒ 電子データの削除・改ざん等の不正は重加算税の対象!!